Weet je nog dat je vroeger met een geodriehoek je schoolschrift ordelijk moest indelen? Nou, tegenwoordig willen overheden dat je ook je facturen netjes digitaal indient. Maar… móét dat eigenlijk? Of is dat meer zo’n goedbedoeld advies zoals ‘meer water drinken’? Tijd om dat uit te zoeken, met een glimlach op je gezicht.

Waarom iedereen ineens over e-facturatie begint

E-facturatie is eigenlijk het digitale broertje van die ouderwetse papieren factuur. Maar dan eentje die geen koffiekringen krijgt of per ongeluk achter je printer blijft liggen. De overheid is helemaal fan van dit systeem, vooral omdat het supersnel, automatisch en minder foutgevoelig is. En laten we eerlijk zijn: wie wil er nou nog met Excel-rijen en PDF’s mailen gaan lopen stoeien?

De populariteit van e-facturatie komt vooral doordat overheden en grote organisaties het al verplichten. Dus ja, als je een factuur stuurt naar een ministerie of gemeente, dan moet het via een e-factuursysteem zoals Peppol. Ze willen namelijk niet meer handmatig die dingen verwerken, en geef ze eens ongelijk.

Voor kleinere bedrijven is het verhaal iets genuanceerder. Je bent nog niet verplicht om aan álle klanten digitaal te factureren. Maar als je werkt voor de overheid of semi-overheidsorganisaties? Dan moet je eraan geloven. Je kunt het dus zien als een verplicht feestje – eentje zonder bitterballen, maar mét XML-bestanden.

Wanneer is e-facturatie echt verplicht?

Oké, even real talk: je hoeft niet meteen in paniek te raken als je nog steeds PDF’jes verstuurt. Voor het gros van de ondernemers is e-facturatie (nog) geen harde eis. Maar let op: als je facturen stuurt aan een publieke organisatie, dan is het wél verplicht. Denk aan de gemeente, de belastingdienst of een waterschap. Yep, zelfs de mensen die over dijken gaan willen je e-factuur.

Deze verplichting geldt trouwens al sinds 2019. Dus als jij als zzp’er of mkb’er iets regelt voor de overheid en je dacht: “Ik stuur gewoon een ouderwetse factuur via Word” – dan moet je daar dus echt mee stoppen. Je factuur belandt anders ergens tussen de digitale spam of erger: de prullenbak.

Voor commerciële klanten is het anders. Die mogen nog steeds zelf kiezen. De ene grote multinational zal e-facturatie eisen omdat hun systemen erop ingericht zijn, terwijl de bakker op de hoek nog blij is met een gescande bon. Je zit dus in een soort overgangsfase: het mag, het kan, het wordt verwacht… maar het is nog niet altijd verplicht.

Wat als je weigert mee te doen?

Stel je voor: je werkt hard aan een project voor de gemeente, levert netjes je dienst, stuurt een factuur… en die wordt geweigerd. Waarom? Omdat je geen e-factuur hebt gestuurd. Dat is dus wat er kan gebeuren als je het systeem negeert. Ze zeggen het niet onbeleefd, maar een ‘nee’ is alsnog een ‘nee’. En je zit daar dan, zonder betaling.

Als je werkt met een partij die wél e-facturen verplicht stelt, dan heb je eigenlijk geen keuze. Je moet dan een platform gebruiken dat voldoet aan hun eisen. Gelukkig zijn er best wat tools die je op weg helpen zonder dat je meteen een softwareontwikkelaar hoeft te zijn. Je hoeft echt geen Elon Musk te zijn om een e-factuur te maken.

En nee, je gaat niet direct een boete krijgen als je een gewone factuur stuurt. Maar je krijgt misschien ook je geld niet, en dat is eigenlijk nóg erger. Geen betaling = geen friet op vrijdag. En dat willen we natuurlijk allemaal voorkomen. Dus ja, soms moet je gewoon met de digitale stroom mee.

Hoe bereid je je slim voor op de toekomst?

Ook al is het nu nog niet overal verplicht, het is wel slim om nu al mee te doen. Je hoeft niet te wachten tot het op het journaal komt of je boekhouder je belt in paniek. Begin alvast met het gebruiken van software die e-facturatie ondersteunt. Denk aan tools zoals Moneybird, e-Boekhouden, of zelfs je boekhoudprogramma als je geluk hebt.

Door nu al te starten, leer je het systeem kennen zonder stress. En als je straks wél moet overstappen, dan doe je dat met een glimlach in plaats van een zenuwinzinking. Zie het als je digitale belastingaangifte: het is even wennen, maar daarna wil je nooit meer terug naar de blauwe enveloppen uit 1998.

Daarnaast geeft het je ook een professioneel imago. Stel: je stuurt een e-factuur via Peppol naar een klant, en die denkt: “Wow, deze ondernemer heeft zijn zaakjes op orde!” Je komt meteen future-proof over. En geloof me, als ondernemer wil je liever vooruit dan achteruit scrollen in je mailbox op zoek naar een vergeten PDF.